为保障海外项目工期、降低成本，制订合理的采购计划，做好采购与运输工作的协调，确保前后方沟通的及时有效尤为重要。
采购计划管理
鉴于境外项目的特殊性，为保障物资设备的及时进场，计划管理的预测性为重中之重。采购计划主要分为物资供应总计划、年度采购计划、季度采购计划及月采购计划、零星采购计划。在采购计划管理中应注意以下事项。
一、物资供应总计划
其中的量、价应严谨准确，是核算项目成本和工程耗量的主要依据。
二、年度采购计划
1.应综合考虑根据项目施工进度、大宗材料及运输价格走势进行编制。其中，大宗材料价格走势，如铁、铜、铝、煤炭等，可根据往年价格走势、商品期货平台、权威信息平台（如商务部、造价通、兰格网）进行预测。运输价格走势，主要涉及海运和空运，可根据往年价格走势、波罗的海指数及特定航线船公司数量等进行预测。在满足项目施工进度的前提下，在采购价格及运输价格相对较低的时候进行采购和运输，可大幅降低成本。
2.应考虑设计深化、规格型号确定、生产周期、商检、报关海运及公司内控流程等环节的刚性需用时间。
3.可将境外所有项目的年度采购计划综合到一张表上，进行集中采购，这样在与厂家进行价格谈判时可具有一定优势，定死价格，并按照不同项目的采购计划与厂家签订分期供货合同。
三、物资采购计划
品名、规格型号必须保证准确，尤其要适应所在国和业主的技术规范标准，避免不适用的情况发生。境外项目所在国，犹其是非洲国家，旧时多为欧美殖民地，且本国技术力量薄弱，无法指定本国的技术规范，故多采用前宗主国的标准，如美标、欧标及英标，钢筋、混凝土、机电类、设备类产品标准高。
四、其他
编制年度、季度及月度采购计划时，可列上预算总量、已采购量及预算价格，便于耗量控制及采购成本控制。
采购管理
组织好采购管理，对于确保施工工期和质量、降低采购成本、减少资金占用都具有重要作用。在此项工作中，应主要注意以下事项。
一、人员素质提升
采购人员专业素质培养可根据部门人员配置、个人工作经验，将采购人员进行分组，如机械设备组、土建结构材料组、机电组等。应经常安排采购人员下工地，了解实际的材料设备及实地的施工安装，并安排参加相关法务和商务知识培训，提升其专业知识的累积。
二、前后方沟通
为了避免买错、买重，提料部门与采购部门必须在“要买什么东西”的问题上达成一致。尤其在境外当地采购时，采购人员还应事先准确翻译需采购物资的外文名称。
三、采购订单形式
境外的采购合同相对国内要简单，更多采用采购订单的形式，主要对采购品名、价格、供货期进行约定。为了保障我方利益，可采用附件的形式对产品质量、退换货、违约责任等进行约定。
四、第三国采购
可根据采购价格、相关费用及运输周期情况，适当考虑第三国采购。例如阿联酋是一个比较重要的物资集散地和海空运输中转地，非洲及中东地区的工程项目可适度自阿联酋采购物资。
另外，也可根据旧设备调拨费用与新设备采购费用的对比，在合适的情况下，将本企业或者其他当地企业的下场物资和设备调拨至新项目使用。如笔者所在公司以色列项目、沙特项目、科特迪瓦项目、卢旺达项目、毛里求斯项目均成功实施了调拨工作。
五、采购标准
要求使用境外技术标准的物资，在中国标准符合相应质量要求的前提下，做好与业主、设计及监理单位的沟通，尽量使用国标产品，以降低采购成本。
沙特某项目根据项目规范，钢结构材料需符合美标要求。经过市场询价，美标钢材较国标每吨平均高出1 200元人民币，经过详尽的技术比对工作和积极的沟通协调，最终使业主同意使用国标钢材和防护涂料代换美标产品，此项工作约为公司节约资金1000万元人民币。
六、赊购额申请
为减少资金占用，根据项目现金流情况，可向一些规模较大、资金实力较为雄厚的供货商申请长期的账期以及即赊购额。
笔者公司在沙特合计成功申请了500万沙特里亚尔、账期6个月的赊购额，在利比亚合计成功申请了1000万利比亚第纳尔、账期6个月的赊购额，国内也成功申请了采购费不限金额、账期3个月以及运费1000万人民币、账期一年的赊购额。
七、增值税减免
许多境外政府项目会在工程承包合同中承诺减免物资进口关税或当地采购增值税，承包商事先研读相关合同条款并沟通好具体流程，有利于降低采购成本。
笔者公司在科特迪瓦某项目，根据其制度要求，与当地供货商配合通过了相关政府申请及备案工作，部分符合合同条款要求的当地采购减免了18%的增值税。
八、当地供应商及价格信息收集
企业在一国别市场进行后续经营、投标时，以往项目收集到的当地供应商及价格信息可提供价格参考。在项目初期，可根据当地、国内及第三国采购价格比较，确定总体采购方案，哪里价格合适、质量符合要求、运输周期短就从哪里采购。在进入一个新国别时，必须提前做好当地市场价格调查工作。
运输管理
运输管理是一项专业性较强的工作，尤其境外运输具备特殊性，与国内运输相比涉及到报关、清关、退税等新业务，管理过程相较更为复杂，贯穿了采购、仓储、运输、报关出口、收集单据及电子信息、申报出口退税等环节。
在此项工作中，应主要注意以下事项。
一、边采购边准备报关材料
由于物资出口报关时，除正常的装箱单、形式发票、报关单、代理报关委托书、工程承包合同以及特殊情况要求的商检单、法检单、熏蒸证明、化学品安全技术说明书、危包证、非危证、货物运输鉴定书、检测报告外，还需要向海关提供申报要素，有些在海关备案的国内知名品牌产品还需要提供授权委托书。为避免耽误运输工作进度，产生额外滞期费、退仓费甚至影响施工进度，运输管理工作必须前置，在收到采购计划时，就应与采购人员共同对计划采购运输的各项内容进行审核。如涉及以上提及特殊文件，应在签订合同前与供货单位确认其是否能够提供。
另外，部分境外国家在进口清关时还需提供原产地证明及符合性证书等，需要在货物发运前与境外项目部进行确认以便提前准备。
二、选择适当的运输路线
国内运输部分，应根据就近运输及航线情况选择出口港。如瓷砖、洁具等材料，广东是重要产地，一般选择广州黄埔港或深圳港作为出口港；华东或华中地区是国内大型机械设备的主要产地，一般选择上海港作为出口港；华北为钢材主要产地，一般选择天津港或天津新港作为出口港。海运部分应根据航线情况、该航线船的公司情况以及当地运输的情况，选择货代及船运公司。
如刚果（布），经营中国国内至黑角港的船运公司较多，包括达飞、马士基、地中海、尼罗河等，且几个船运公司之间的船期及运费差距不大。但由于公司项目当时在其首都布拉柴维尔，距离港口黑角港约 570公里，陆运或铁路运输时间长（清关约需5天，陆运往返约需一周，铁路运输往返约需两周），若通过尼罗河航运公司可提供45天免费用箱期，其他船运公司一般只有1 4天。为了避免超过免费用箱期而产生滞箱费，所以指定了使用尼罗河航运公司。
三、正确使用HS编码
对HS编码（即海关编码）应高度重视，HS编码分类主要根据商品原材料的属性及商品的用途或性能。它是货物的国际身份证号，确定了H S编码即确定了货物应适用何种监管条件、缴纳多少关税税率、是否退税、是否享受进出口便利。正确使用HS编码，对降低采购成本、提高通关效率意义重大。
如螺纹钢，若以“铁或非合金钢的热加工条、杆”报关出口，则不享受退税，且征收15%的关税，但若以“其他合金钢热加工条、杆”报关出口，则可享受13%的退税。
四、运输过程中的跟踪管理
可将每批货物出口相关信息，如计划单编号、采购工作进度、采购合同编号、供货单位、出口货物大致明细、报关单编号、提单号、发运地、发运日期、到港日期、目的地、采购货值、报关货值、运费信息等编制成采购出口台账，这样有利于采购与运输工作之间的衔接，便于过程管理。
另外，各类物资进口清关及当地运输文件必须保存完整并保证真实性，避免给物资及设备回运造成不必要麻烦。尤其对援外项目而言，为了符合进口免税要求，一般援外项目提单上的收货人为当地业主，容易发生所有权属于当地业主的误会，在下场物资设备转运或退运时有可能造成不必要的麻烦，因此保留好相关过程文件就极为重要。
