海外工程商务谈判的成功因素与案例分析

海外承包工程商务谈判的成功

影响因素谈判准备与案例分析

在国际承包工程项目的商务谈判过程中，会存在其中一方或双方确实对达成任何谈判协议漠不关心。当事各方往往准备不足或根本没有准备，他们的态度往往是无建设性、敷衍和没有任何承诺，因此商务谈判无法产生任何可接受的成果和协议。经过尝试，双方放弃了商务谈判（此时他们本可以达成协议！），最终提交诉讼或仲裁。

一、如何提高商务谈判的成功率

商务谈判成功的决定性因素主要有如下几方面：

1、公司的项目文化，项目管理风格和行为。

2、负责项目的主要人员（特别是项目经理和施工现场经理）和负责谈判的高级管理者的能力和个人（个人资历-相关角色的作用可以很好地应用于商务谈判和诉讼）素质。

3、在日常项目工作中，特别是在施工现场，使用预防冲突的例行程序：

•每周的现场会议，包括会议记录和标准议程，其中包括不同意见，比如要求但没有批准的工作指令。

•同意每日和每月进度报告的格式和程序，包括分歧。

•商定的沟通格式和程序，并跟踪索赔和其他分歧。

•双方每天进行正式和非正式的接触。

•当分歧可能演变成冲突时的双方及时沟通系统。

二、合同双方及其情况

1、早期发现一个潜在的项目冲突是非常重要的，从而可以避免和预防冲突的“由点到面、由浅入深”的全面对抗与争端。

项目冲突发展阶段检查表

项目冲突发展阶段检查表

1.合同双方在实施、工作范围、规范、功能、生产能力、时间安排或付款等方面存在分歧。

2.双方未能将分歧保持在非正式的层面上。

3.双方就分歧交换(书面)立场。

4.为了正式场合交流后达成一致意见，可以适时开始谈判。

5.通过谈判解决的首次机会未成功-当事各方都没有足够的勇气主动展开真正的“相互让步”谈判。

6.双方可以在更高的组织层面上进一步交换支持各自立场的论据。

7.双方仍就该问题/冲突保持联系，但主要是交换支持各自立场的论据。

8.第二次谈判解决的机会未成功。

9.冲突升级并影响到其他基本没有重大分歧的合作领域。

10.双方仍就该问题/冲突保持联系，但主要是交换支持各方立场的论据(为了迫使各方达成解决方案，使用更强硬的措辞)。

11.第三次谈判解决的机会未成功。

12.冲突进一步升级，现在影响到所有合作领域。

13.现在各方之间出现了全面的冲突。

2、建议每一方首先认真和尽可能客观地分析对方情况，然后分析己方情况。在进行这种分析时，应考虑到下列因素：

（1）双方的合同立场（对与错）；

（2）索赔估算和目的、数量、价格和费用文件；

（3）对方的财务状况；

（4）对方的管理情况；

（5）项目时间安排、组织、资源和能力。

3、可能对双方产生强烈影响的第三方，例如：

（1）涉及的金融机构；

（2）对运营情况有影响的其他第三方（如最终用户、检验机构、咨询工程师）。

三、谈判准备

1、谈判准备的基础

人们常说，谈判的成功“主要取决于对方的态度”。而实际情况有时却恰恰相反！从实操来看，成功的主要因素是在谈判开始前己方的准备。评估对方的立场是自己准备的重要部分。这形成了对合适的解决方案分析，而不是要求立即仲裁或诉讼程序。

对于构成案件一部分的每一项索赔，最好是系统地说明事件事实、通知、合同理由和索赔金额的计算，并附上文件。在谈判中，这种分析的陈述允许对方接受、修改或拒绝每一个要素，因此他的立场和优势很容易被理解和评估。

合同解释清单（1）

合同解释清单1、确保有一份完整原合同的副本，包括所有附件和其他相关或适用的文件/标准。2、提供并阅读所有相关合同文件的副本(签署文件上(D)3、识别并列出所有适用的相关合同条款。4、列出优先顺序，并决定冲突条款的解决方案。5、供应商能否提供合同证据，证明实际设备规格或工作范围是履行合同所必需的?6、就谁承担举证责任的问题作一个结论。7、记录补充问题和条件。8、和以前没有参与的同事一起检查总结和条件。9、与法律部门和/或外部律师协商重大情况。10、用非常简短的格式写下情况研究，作为“辅助备忘录”，以便转交给对方。11、尽可能地分析对方的合同解释立场。

合同解释清单（2）

合同解释清单(2)

关于工作范围、供应限制和规范分歧的特殊考虑 A.关于工作范围的分歧:

1、合同类型及有关供应或工程范围的一般规定:

·由供应商或承包商全面负责的交钥匙或完整的供应合同;.符合目的的规定:

单机订单或类似的限制性责任:

2、确定供应或工程范围的方法:

·工作范围描述和设备清单:

客户供货清单及义务;

职责划分和界线活动清单;●界区布置图:

·用图纸补充供应限制的文字描述。B.关于规范的分歧:

1、合同类型及有关供应或工程范围的一般规定(同上)。

2、合同规范的确定方法:

.尺寸、材料、容量和其他特征;工艺描述和性能数据:●规范和标准:·型号和制造商;

·注意相互冲突的规范--在一些合同中，解决方案会提供这样一种方式，即满足所有规范!

为什么从对方的角度来评估情况？简而言之，这种评估将使我们自己的评估在谈判解决或诉讼中能够获得的结果方面更加现实。并且可以消除影响评估的大部分情感因素。

索赔估价清单

索赔估价清单

1.发生导致索赔的原因，以及现场见证者(对事件的事实描述)

2.申索方的全部索赔金额(初步或最终金额)

3.申索方的索赔通知*(信函/电子邮件和其他文件附件)

4.通知是否包含对可能的后果的合理描述?

5.事件发生日期、通知日期及索赔日期*

6.导致索赔后果的文件*

7.合同理由--我们能否证明当事人负有合同责任?*(根据事件发生的证据和合同

8.导致后果的事件，包括其他事件/后果(原因和所声称的后果之间是否有直接的因果关系，以及这些后果是否有其他原因?)*

9.后果评估*

10. 对后果费用的估算(仅限额外费用)--它们公平合理吗?*

11.评估主要索赔因素，如索赔通知、理由、后果和额外费用的估算

12.与我们的客观评估相比，申索者预计最终索赔金额注:标注*的要素对索赔评估非常重要

怎样才能使这样的评估更符合实际呢？简而言之，就是让内部或外部的顾问参与到客观分析中来，而这些顾问既没有过往合作，也没有参与项目的利害关系。根据经验，在许多情况下，各方都会以2到5倍高估自己的净额，这当然是严重的误导，从常规管理的观点来看是非常不切实际的。使用系统的评价和中立的顾问对结果进行更现实的估算，并增加合理解决问题的机会。

2、谈判团队

谈判团队也应该由以前没有卷入争端的工作人员组成，以免受情感因素的影响。遗憾的是，该原则经常被打破，通常团队主要由项目经理、现场经理和其他已经参与的项目人员组成。有时，代表小组由项目总监带队。他可能在早些时候没有参与这么多，但短期结果对他至关重要。相反，在解决问题方面有经验并有能力取得对方信任的工作人员也应参加。

四、总结

在实践的操作过程中，由于一方无法专业地管理谈判过程及其要素，因此，谈判拖延或中断不会取得任何成果。团队在文件、计算和法律方面的评估有独立的权利，这绝对是一个优势。并有权力同意和起草解决协议。但即便如此，有必要向最高管理层确认最终协议及其签署也是正常的。当然，每一方都决定自己的团队，但解决讨论的发起者应该提出团队领导的组织级别和每一方的最大参与人数。但比级别更重要的是承诺和有效性。

商务谈判在海外承包工程项目

中的重要作用价值与案例分析

海外承包工程项目由于其建设工期长、影响因素众多，即使对项目及其工作分配进行了很好的明确与定义，并且合同双方也编制了更好的预防措施与准备工作，但仍然会出现一些变化与调整，从而引起合同参与方的分歧与争端。特别是以EPC交钥匙承包模式为代表的海外工程项目，作为总包商会承担更多和更大的风险。在任何项目中，都会有不可预见的变化与事件，需要项目参与方以商务方式处理。但是，作为项目各方在资金和管理方面的利益是对立的，因此，本文从如何处理和解决这些分歧，以有效的方式使项目按时完成，并有一个满意的结果出发，从而验证商务谈判与沟通在发生冲突时的作用与价值。

结合海外承包工程业务的特点，达成协商解决方案包括如下：

A.“持观望态度法”，即双方选择暂缓解决，直到项目完成，双方之间对最终决算达成一致。

B.“战术法”，即一方（感觉更强的一方）迫使另一方同意该方的立场。实力较弱的一方根本不同意这个解决方案，但却无法承受压力！

C.“战略和务实法”，即双方接受需要充分合作才能完成项目工作，并接受由于无法预见的情况变化而需要对原计划、合同、进度和预算进行调整，而这些变化大多是双方无法控制的。为了做出这样的调整，需要随着项目的进展来解决分歧，从而实现紧密的合作。

绝对赞成把战略和务实做法作为一项原则。这种方法不应该被误解为软弱的态度。它完全不排除采取战术手段达成商务谈判解决方案的可能性。在这种情况下，一方可能不得不“表明自己的观点”，并在某些事实和他对不同意见的解释上坚持己见。但该方案是一种双方都能接受的真正的商务解决方案。

如上所述，方法A不能作为一项普遍适用的原则，这是因为：

•当工作完成后，各方之间的权力平衡会彻底发生变化。

•不管怎样，通知和事实描述的情况必须在发生后立即实施，不能等到项目完成。

方法B -该方法的缺点和风险如下：

•在项目实施过程中，对于很明显的原因可能有效，但并非在所有情况下都有效。

•如果使用它，可能在下一次的情况下适得其反，并导致难以处理的冲突（弱势一方可能会报复对其的损失）。

方法C是首选的方法。因为它最划算，速度最快，对企业来说最好。这一结论只能在诉讼结果不明显优于商务谈判结果的前提下得出。

下表是一个典型的成本/效益分析例子，在总包商和分包商之间的分歧中，将商务谈判解决方法与诉讼方法进行了比较。从这个案例中可以看出，商务谈判解决方法是最快和最划算的，这在实际项目环境中非常常见。当然，这并不代表所有实际案例的情况，同时需要结合具体情况具体分析。

通常，合同冲突双方并没有意识到这一基本差异，他们认为“不达成协议就走人”是一种选择。在项目中，这样的协议必须达成，而且工作必须继续！关键的问题是，为什么高层管理者不以一种更加务实的方式来避免冲突，在分歧变成冲突之前解决分歧！这里我们只能说，人们有时会因为不同的利益、制度、态度、理解、文化和沟通而陷入冲突。同时这也是我们作为从事海外承包工程业务的承包商需要格外注意和摒弃的思维方式。

难以处理的负面意外无疑也是项目冲突的一个影响因素。这是一个普遍的现象，双方之间的问题往往是由意外造成的，如资金偏差，在一个项目中往往通过冲突蔓延到其他各方面。因此，承包商需要结合不同项目的特点、要求及特定条件下的分歧与争议焦点来更有针对性地处理。

境外工程项目商务谈判的实施

解决协议风险分析与预防措施

在海外承包工程项目商务谈判过程中，经常被问到的问题是，应该由谁主动提出谈判？如果双方在所有不同级别上定期接触，这个问题就“不存在”，因为通过谈判解决问题的想法自然会出现，没有人会注意到是谁先提出的。但由于平时接触很少，这实际上是问题的关键所在。

一、国际工程启动解决谈判的建议

当事各方可能认为采取主动并提出谈判建议是示弱的表现。在我们看来，恰恰相反。谈判的邀请可以被看作是一种实力的象征，因为这表明了专业性。作为主动提出谈判一方的另一个积极方面是对首次会面地点、议程和与会者的影响。谈判不应该被用来操纵，而应该为谈判创造一个良好而富有成效的开端。 对会议议程达成一致意见也是个好办法，该议程可作为简短的会议备忘录和以执行为导向的会议备忘录的基础。经验表明，双方签署的符合实际情况的会议备忘录有助于谈判和拟订一项书面解决办法，因为它们在谈判期间逐渐建立双方之间的信任。第二，会议备忘录作为会议的组成部分，有助于系统的谈判，从而使谈判更有效率。 一般来说，建议对这些实际情况采取务实、灵活和折中的态度，创造良好的谈判气氛，并表现出形成解决办法的意愿。

冲突解决阶段检查单

1.识别项目中合同伙伴之间的严重分歧或即将会类

2.对严重分歧的类型、范围和可能的后果进行分类

3.关于管理优先级和解决冲突的紧急程度的决定

4.描述对方的主张和立场，分析可能的解决方案和风险

5.与对方安排澄清会议，讨论冲突及其可能的解决方案

6.在双方之间建立一定的信任，例如通过讨论技术方面内容

9.最佳解决方案实施规划

7.可能的解决方案的成本/效益分析

8.选择可能的解决方案的优先级

10.关于执行和建立谈判任务解决办法的决定

11.任命一名首席谈判代表和团队

12.谈判直到解决，包括调整授权

13.解决执行情况及结果记录

14.经验收集与反馈

会议地点对一些公司来说可能非常重要。因此，建议让非发起方选择首次会议的会议地点，然后同意轮换会议地点。

二、海外承包工程项目解决谈判

1、谈判基础

为了使谈判成功，双方之间必须进行令人满意的沟通。各方必须能够以友好和相互理解的方式向对方阐明自己的观点和事实。信任是另一个重要因素。冲突往往源于不信任。谈判双方至少需要在真诚的建议、程序、议程、参与者、时间和地点方面有一定的信任水平。在建议、计划、地点和会议参与者方面无缘由的改变会对谈判成功产生非常消极的影响。对技术和其他事实资料的信任对谈判是非常有益的，并为成功铺平道路。此外，可以在谈判中建立信任。建立信任的一种方法是编制可靠和公平的会议备忘录，并在每次会议结束时让双方签字。准备和签署会议备忘录是起草解决协议并最终签署协议的良好基础。

会议之间的非正式接触可以加强沟通和建立信任。建议通过双方的协调人员进行非正式接触。这些协调人员应担任谈判小组的秘书，负责进展、实际情况和筹备工作。团队领导或首席谈判者是一方的代表，其代表一方的立场，并决定同意什么或建议由高层批准。并有必要提及总部高层的授权。如果情况不是这样，就会出现“双输”的局面，即高层领导不能“空手而归”。

2、谈判者的态度和行为

为了获得良好的沟通，从而提高解决结果的质量与效果，谈判者需要有正确的态度和行为。我们认为，这需要具备以下七个品质：

A.耐心地陈述、解释和辩论

B.“信息传达”的能力

C.灵活地发现解决方案和寻求和解

D.热衷于通过协商达成结果，并表现出为达成协议而做出和解的意愿

E.毅力：持续工作，直到取得成果

F.了解对方的背景、论点、理由和立场的敏感性

G.充分掌握谈判语言和社交能力

三、达成协议

1、商务解决的基础

谈判解决比法庭“对抗”要好得多，因为它更快、更有可能成功，而且成本更低。最后，这不仅有利于相关方之间的未来业务，而且对全局来说也更好。通常情况下，通过谈判解决重大合同问题需要数周或数月时间，而诉讼通常需要数年时间。

商务谈判解决涉及许多因素，但我们认为有两个因素最重要：

A.认真理解和分析对方的立场和理由

B.对预测结果的中立和客观评估

谈判者常常对自己的索赔立场感到兴奋，由于情感因素，他们往往会高估自己的索赔。谈判的好处是，它们迫使我们了解和分析对方就我们的索赔而提出的事实和理由。它们为我们评估可能的诉讼结果提供了更现实的依据。

2、最终解决的讨论

所有索赔都经过了仔细的陈述、记录、论证和讨论，最后，必须同意一方支付给另一方的净额，并附上支付条件。建议先就可以确定净额的条件达成一致。特别是付款条件必须十分清楚和安全。

3、起草解决协议

一旦各方认为可能达成解决，他们就应开始起草解决协议，这样，当最终净额连同条件和实施达成一致后，就可以在没有太多问题的情况下，把解决协议纳入协议文本，以便最后审查和签署。

在起草前，考虑到以下问题是非常重要的。第一：解决协议是否与合同相符，协议的条件和义务是否充分尊重合同。第二：解决协议能否在没有进一步协议的情况下得到执行。如果这两个问题能够得到确认，那么双方就可以按照约定进行解决协议的最终起草和签署。

如果答案否定，双方肯定需要咨询各自的律师。如果任何解决义务超出合同范围和/或涉及持续或复杂的延误情况，也建议这样做。但是仍然建议由双方的业务经理而不是律师来领导谈判。

起草解决协议清单

1.对合同的遵守和清晰确认的当事人(与合同当事人一致)

2.解决协议和双方授权代表签字的地点和日期，包括全称和头衔

3.全面和最终解决办法中所包括的每一项索赔，均与信函(特别是通知函)、会议纪要和有关的合同章节中明确列明

4.本解决协议未包括的索赔和问题

5.净结算货币金额，用数字和文字表示

6.明确规定付款条件(时间、地点和方式)

7.可能逾期支付结算补偿的后果-指定利率

8.解决协议的条件

8.1 需要完成或纠正的工作

8.2 交付物资

8.3 供应、工程、服务和文件的验收

8.4 提供备品备件和提供服务的义务，包括各种条件

8.5 交付时间表

8.6 保修义务

8.7 释放财务担保

8.8 其他条件

9.解决协议的后果

9.1 不影响其他索赔的全面商务解决方案

9.2保密

9.3 付款金额、条件和执行细节

9.4 供应、工程、服务和文件的验收

9.5 因执行解决协议而产生的潜在争议的处理规定，包括适用法律和争议解决规定

9.6 解决的其他后果，如本合同项下的其他义务

4、签订解决协议

在海外工程项目中就净额和解决条件达成一致后，应立即签署协议。令人惊讶的是，很多情况下，解决协议的签订时间都比较晚，这往往导致“自作聪明的人”试图加入新的内容，从而造成严重和不必要的问题。为了实现“一次通过解决协议”，建议在双方会面进行最终谈判和签署之前，先交换最终协议的草案。

团队领导应致电各自的总部，为签署解决协议做好准备，以获得批准或签署解决协议。如果团队领导必须按照其最高管理层的指示而改变，特别是那些非主要的变化，这将削弱团队领导的地位。

四、总结

对于国际承包工程项目的各参与方来说，由于解决的目的是重新建立或改善双方的合作关系，解决协议应为双方所接受，并增强合作精神。因此，支付条件和其他举措应明确和简单，以避免新的争端。